Ao começar um novo negócio, geralmente temos pressa em ganhar dinheiro e acabamos esquecendo de alguns passos importantes. Um desses passos é o controle do fluxo de caixa de nossa empresa.
Ter esse controle, desde o início, vai fazer com que você tenha mais tranquilidade para administrar sua empresa. Não importa o tamanho do negócio que vai abrir, é necessário que você tenha o fluxo de caixa da empresa sempre em dia.
Mas afinal, o que é fluxo de caixa? Por que ele é tão importante? Como posso fazer o controle financeiro da minha empresa?
Para responder essas perguntas, elaboramos este artigo. Aqui você vai encontrar todas as informações que precisa para começar. Então, vamos lá!
O que é fluxo de caixa?
Se você está começando a empreender, já deve ter se deparado com o termo fluxo de caixa. Mas, você sabe o que isso significa? Se ainda não sabe, estamos aqui para explicar:
Fluxo de caixa (ou movimento de caixa) é o registro das entradas e saídas de uma empresa.
No entanto, quem já faz seu fluxo de caixa, sabe que ele representa mais do que isso pois, é uma maneira que a empresa tem de se organizar financeiramente.
Com ele você pode, por exemplo:
- Registrar os ganhos e gastos da sua empresa.
- Refletir sobre o resultado de suas ações de planejamento financeiro.
- Saber qual é a saúde financeira do empreendimento.
- Estimar qual é seu capital de giro, ou seja, consegue saber qual é seu saldo disponível para usar em eventuais problemas ou investimentos.
- Visualizar o presente e projetar o futuro da empresa.
Enfim, como você deve ter percebido, ter um fluxo de caixa é fundamental para o andamento de seu negócio.
De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE), um bom movimento de caixa envolve não só o registro de todos os recebidos e pagamentos como também a análise daquilo que foi registrado.
Sendo assim, você deve acompanhar de forma constante os resultados do fluxo de caixa e fazer uma análise de seus números. Essa análise vai permitir que você tenha mais segurança na hora de tomar decisões como: das descontos e aumentar o salário de seus funcionários.
Por que é importante?
Em primeiro lugar, porque ele deve fazer parte da rotina e organização da empresa. Na rotina, ele aparece como uma maneira de fazer o controle financeiro diário. Assim, todas as atividades que envolvem dinheiro na empresa vão estar sempre anotadas.
E na organização da empresa porque ela é a responsável por fazer com que o controle financeiro esteja atualizado. Desse modo, sempre que você olhar para os números da movimentação de caixa, saberá que eles são o retrato da realidade da sua empresa.
Em segundo lugar, porque você precisa entender que fazer o registro das entradas e saídas de dinheiro é fundamental para o crescimento da sua empresa. Nesse sentido, não importa o tamanho de sua empresa, o mais importante é saber quanto você ganha e quanto você gasta por mês.
Como fazer um fluxo de caixa eficiente?
Agora que você já entendeu o que é e porque é importante controlar o dinheiro que entra e sai da sua empresa, vamos entender como fazer um fluxo de caixa que seja eficiente.
A primeira atitude que você deve tomar é fazer estimativas de contas que você precisa pagar e contas que tem para receber. Lembrando que essas estimativas devem ser conservadoras e adequadas ao seu plano de negócios. Só para ilustrar, você pode listar:
- Todos os gastos conhecidos e a frequência deles (se são semanais, mensais ou anuais): fornecedores, aluguel, folha de pagamento, impostos, conta de água, conta de energia elétrica, entre outros.
- Em seguida, anote todas as contas que você tem para receber: vendas à vista e à prazo, vendas com cartão de crédito e débito, depósito de cheques, e outros.
Conhecer essas informações é essencial para que seu fluxo de caixa seja eficiente. Afinal, se você souber quanto vai ganhar ou gastar em cada mês, você vai saber, por exemplo:
- Os meses com mais e menos gastos.
- O período com mais ou menos faturamento.
E assim, vai poder se preparar com antecedência para períodos em que vai ter mais gastos e menos rendimentos.
Com tudo isso, vem uma pergunta importante: se fazer o controle do movimento de caixa é tão importante, quais são as maneiras de fazer isso?
Para responder a essa pergunta, veja, na sequência as três maneiras mais comuns de organizar o fluxo de caixa e escolha a que é mais adequada para o seu tipo de negócio:
1- De forma manual
Fazer o controle de caixa de forma manual requer apenas um caderno ou um livro-caixa.
Com toda certeza esse é o jeito mais fácil para quem começou agora a empreender, ou então, tem a intenção de começar. Isso porque permite que o pequeno empresário anote informações básicas, porém, importantes no fluxo de caixa: data, entradas, saídas e descrição do item.
A maior dificuldade desse método está no fato de que é preciso fazer os cálculos ganhos e gastos de forma manual. Por isso, com o tempo, recomendamos trocar o caderno por um método digital, como vamos mostrar a seguir:
2- Planilhas digitais
Com o intuito de mostrar resultados de maneira mais rápida e eficaz, as planilhas digitais são uma ótima ferramenta para controle do fluxo de caixa.
Elas podem ser feitas de acordo com o perfil da empresa e são encontradas facilmente na internet.
Basicamente, existem dois tipos de planilhas:
- A primeira é a Planilha do Google. Ela pode ser atualizada online mas, para isso, precisa de acesso a internet.
- A segunda opção é o Excel. Mais tradicional, o Excel não precisa de internet para ser usado, mas tem a desvantagem de não poder ser acessado de qualquer lugar.
Por fim, para empresas que tenham grande movimento de caixa, recomendamos que utilizem um programa de gestão financeira.
3- Programas de gestão financeira
Programa (ou software) de gestão financeira é uma plataforma que o administrador da empresa pode utilizar para acompanhar os gastos, os ganhos, o capital de giro, as aplicações e investimentos da empresa. Enfim, esses programas tem inúmeros recursos que facilitam e, principalmente, deixam a gestão financeira mais profissional.
Se você está começando, saiba que existem inúmeros programas de gestão disponíveis e você vai encontrar um que esteja de acordo com seu tipo de negócio. Geralmente, esses softwares têm uma versão gratuita que é mais básica e outra versão paga e que é mais completa.
Mesmo nas versões que são grátis, os programas de gestão possibilitam um excelente controle financeiro. Além de realizar as tarefas que já citamos, muitos desses softwares também permitem que você automatize algumas informações.
Por exemplo: se um cliente fizer uma compra parcelada em três vezes, você não precisa lembrar de adicionar, todo mês, a entrada desse recurso. Com os softwares, você já programa o dia que o recurso entrará e, automaticamente, ele fará o seu serviço.
Para concluir, ressaltamos que o controle do fluxo de caixa é fundamental para o desenvolvimento saudável de uma empresa. Ele garante que o administrador saiba onde a empresa está e também ajuda a definir onde a empresa pode chegar.
Mas, lembre-se que sozinho o fluxo de caixa não resolve os problemas de uma empresa. Para que tudo funcione como deve, a sua empresa precisa investir também num bom planejamento financeiro empresarial. Ou seja, traçar um plano para geração e gestão de recursos financeiros que vão trazer equilíbrio para seu empreendimento.